PRIMERO. OBJETIVO Y ALCANCE. La presente política tiene como objetivo, adoptar, establecer y regular el Tratamiento de los datos personales que sean recolectados, tratados, circulados, actualizados, procesados, excluidos, intercambiados, compilados, y/o almacenados por “VERTRY COMPANY S.A.S.” en el desarrollo de su objeto social. Todas las áreas de “VERTRY COMPANY S.A.S.” que estén envueltas o de forma alguna involucren el Tratamiento de datos personales, deberán observar y someterse a lo dispuesto en esta política, en caso de vacío alguno será suplido con la Ley. El presente documento es aplicable a todas las bases de datos que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento y Protección por “VERTRY COMPANY S.A.S.” SEGUNDO. NORMAS APLICABLES. Dentro de las normas aplicables a la presente política de manejo y tratamiento de datos personales, encontramos: Constitución Política, artículos 15 y 20, Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1727 de 2009, Decreto Reglamentario 2952 de 2010, Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014. Decreto 1074 de 2015. TERCERO. DEFINICIONES. Se tienen como definiciones para su mayor complementación y comprensión las siguientes:
1. Autorización: Manifestación previa, informada, expresa y escrita del titular de los datos personales, para tratar los datos personales.
2. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita del responsable del tratamiento, con destino al titular, para el tratamiento de sus datos personales, donde se indica las finalidades de la recolección de los mismos, el tratamiento que se dará a su información, la forma de acceder a las políticas de tratamiento, los canales para Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias.
3. Base de Datos: Conjunto de datos personales tratados o por tratar.
4. Consumidores: Persona natural que adquiere servicios comercializados por “VERTRY COMPANY S.A.S.” para su consumo final.
5. Dato privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular”.
6. Dato semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266.
7. Dato público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados”, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. “Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas”.
8. Dato Personal: Cualquier información vinculada, asociada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, a saber, como ejemplos, el nombre, número de identificación, dirección, domicilio, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, score o puntuación en centrales de riesgo, entre otros.
9. Dato Sensible: Son datos que afectan la intimidad de las personas. Su divulgación indebida puede ocasionar daño al honor y a la intimidad. Los datos sensibles revelan origen racial, étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o morales, afiliación sindical o con partidos políticos, e información referente a la salud o vida sexual.
10. Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de los Datos Personales recolectados con anterioridad, por cuenta del responsable del tratamiento. En los eventos en que el responsable no sea el mismo encargado de la base de datos, se identificará expresamente quien será el encargado.
11. Responsable del Tratamiento: Persona que por sí misma, o en asocio con otras, tome decisiones sobre la base de datos o sobre el tratamiento de los datos.
12. Reclamo: Solicitud proveniente únicamente del titular del dato personal, o de las personas autorizadas expresamente por este o por la Ley, para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales, o para revocar la autorización en los casos establecidos por la Ley.
13. Términos y Condiciones: Política general, donde se establecen las condiciones para acceder a los aplicativos y página web de “VERTRY COMPANY S.A.S.”, donde podrá accederse a los bienes y servicios ofertados.
14. Titular: Persona natural o jurídica que proporciona a “VERTRY COMPANY S.A.S.”, o a sus aliados, datos personales para su tratamiento.
15. Transferencia: Envío de datos personales por parte del responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, a uno o varios receptores, que a su vez serán responsables del Tratamiento. Dichos receptores podrán ubicarse en Colombia o fuera de ella.
16. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio colombiano, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
17. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión
CUARTO. DATOS SUJETOS A RECOLECCIÓN. Para cumplir con las finalidades de tratamiento de los datos personales, en “VERTRY COMPANY S.A.S.” procesaremos las siguientes categorías de los datos personales del usuario:
1. Datos de carácter identificativo;
2. Datos de contacto;
3. Datos de características personales;
4. Datos de circunstancias sociales;
5. Datos laborales;
6. Datos biométricos tales como el análisis de las características biométricas del rostro (tamaño de la cabeza, distancia entre los ojos, el ancho de la nariz, entre otros) con fines de validación de identidad. La huella digital, en caso de que, utilizarla para desbloquear la aplicación
7. Datos de transacción; y
8. Datos económicos o financieros.
PARÁGRAFO. Esta información puede ser entregada directamente por el titular o “VERTRY COMPANY S.A.S.” podrá recolectarla a través de operadores de información crediticia, centrales de riesgo, redes sociales y a través de proveedores de información. Sin embargo, el titular de la información no está obligado a entregarnos sus datos personales sensibles (por ejemplo, datos biométricos) y que su entrega es facultativa. Sin embargo, también es importante tener en cuenta que “VERTRY COMPANY S.A.S.” utiliza los datos biométricos para confirmaciones de seguridad de sus productos, entonces, “VERTRY COMPANY S.A.S.” no podrá aceptar al titular de los datos como cliente si no se entrega dicha información. QUINTO. DEBERES Y OBLIGACIONES COMO RESPONSABLE. “VERTRY COMPANY S.A.S.” tendrá los siguientes deberes como Responsable: A) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data. B) Solicitar y conservar copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular para el Tratamiento de datos personales. C) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la Autorización otorgada. D) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. E) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. F) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del Titular, comunicando al Encargado del Tratamiento de Datos lo pertinente. G) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar al Encargado del Tratamiento lo pertinente. H) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. I) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la Ley. J) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. K) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. L) Usar únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012. M) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que puedan tener acceso a ella. N) Usar los datos personales del Titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales. O) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley. P) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. SEXTO. DEBERES Y OBLIGACIONES COMO ENCARGADO. “VERTRY COMPANY S.A.S.” tendrá los siguientes deberes y obligaciones como encargado. A) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. B) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; C) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de por la ley; D) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo; E) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados por la ley; F) Garantizar la implementación de la presente Política de Tratamiento de Información y de sus procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares; G) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; H) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; I) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. J) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, en especial aquellas relacionadas con el registro y actualización de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos. SÉPTIMO. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Conforme a lo indicado por la Ley 1581 de 2012, el responsable del Tratamiento se identifica y puede ser contactado, de la siguiente forma:
RAZÓN SOCIAL: VERTRY COMPANY S.A.S.
NIT: 902.021.883
REPRESENTANTE LEGAL: JUAN FELIPE MARÍN HENAO
TELÉFONO: 300 3026467
CORREO ELECTRÓNICO: contacto@somosmano.com
DIRECCIÓN: Cra 15 # 138 – 25
CIUDAD O MUNICIPIO: Pereira – Risaralda.
OCTAVO. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN. Conforme a lo plasmado en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, todos los titulares de los datos personales, tienen los siguientes derechos respecto al tratamiento de éstos: A) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento. B) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. C) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley D) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales. E) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. E) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. F) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes. El área encargada de la atención de consultas y reclamos de “VERTRY COMPANY S.A.S.”, tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos a través del correo electrónico “contacto@somosmano.com”. NOVENO. PRINCIPIOS RECTORES DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS. Conforme a Artículo 4° de la Ley 1581 de 2012, se aplicarán los siguientes principios esenciales de los datos personales: a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen; b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular; c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma. DÉCIMO. AUTORIZACIÓN. La Autorización de tratamiento de datos personales, debe ser obtenida de forma previa, expresa y consentida por parte del titular, para así dar tratamiento a los datos personales de éste, sin perjuicio de las excepciones legales. Además la Autorización ira dirigida para los fines que se dispongan en la Base de Datos respectiva conforme la presente política, éstos siempre estarán directamente relacionados con el desarrollo del objeto social de “VERTRY COMPANY S.A.S.”, La Autorización siempre se regirá por los principios establecidos en la ley y en esta política. “VERTRY COMPANY S.A.S.”, no requerirá Autorización cuando la ley así se lo permita. PARÁGRAFO PRIMERO. Se encuentran Facultados para autorizar el Tratamiento: La Autorización para el Tratamiento de los datos personales será otorgada por: A) El Titular, quien deberá acreditar su identidad. B) El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. PARÁGRAFO SEGUNDO. Medios para obtener la Autorización: La Autorización podrá ser obtenida y/u otorgada por diferentes medios como: a) Por escrito: Diligenciando de su propio puño y letra la autorización para el tratamiento. “VERTRY COMPANY S.A.S.”, actuarán bajo el principio de la buena fe, asumiendo que quien diligencie el formato y lo suscriba, es el titular de los datos personales. b) Digital: Mediante un formato digital, firmado o aceptado por el titular a través de códigos de aceptación, donde acceda al tratamiento de los mismos. “VERTRY COMPANY S.A.S.”, actuarán bajo el principio de la buena fe, asumiendo que quien acepte el formato, es el titular de los datos personales. c) De forma oral: A través de una conversación telefónica o de videollamada que pueda ser rastreable o grabada. “VERTRY COMPANY S.A.S.”, actuarán bajo el principio de la buena fe, asumiendo que quien sea el interlocutor en la llamada telefónica o en la videollamada que autoriza el tratamiento, es el titular de los datos personales. PARÁGRAFO TERCERO. Sin importar el medio por el cual se haya obtenido la Autorización para el tratamiento de los datos personales, es necesario conservar la prueba de la Autorización otorgada por los titulares a “VERTRY COMPANY S.A.S.”, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma, fecha y manera que se obtuvo la Autorización. PARÁGRAFO CUARTO. Excepciones legales a la obtención de una autorización: La Autorización del titular debe ser previa, expresa e informada, salvo las siguientes excepciones: A) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. B) Datos de naturaleza pública. C) Casos de urgencia médica o sanitaria. D)Tratamiento de información Autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos. E) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. DÉCIMO PRIMERO. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS. “VERTRY COMPANY S.A.S.” recolectará y tratará los datos recolectados para los siguientes fines: a) Consulta, reporte y actualización de información ante operadores de bancos de datos de contenido crediticio y financiero. b) Conocer su comportamiento financiero, comercial y crediticio. c) Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información suministrada por el cliente y/o usuario, aliado y colaboradores. d) Validar y verificar la identidad del cliente para el ofrecimiento y administración de productos y servicios. e) Con la finalidad de establecer una relación contractual, así como mantener y terminar una relación contractual. f) Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de comunicación. g) Para fines publicitarios, campañas comerciales, promoción de productos y servicios tanto propios como de terceros. h) Comunicaciones necesarias para mantener al cliente enterado mediante: llamada telefónica, mensaje de texto, correo electrónico, Instagram, Facebook o cualquier red social de integración o mensajería instantánea, entre otros. i) Recibir mensajes relacionados con la gestión de cobro y recuperación de cartera, ya sea que lo realice “VERTRY COMPANY S.A.S.” de manera directa o través de un tercero contratado para tal función. j) Conocer la ubicación y datos de contacto del cliente para efectos de notificaciones con fines legales, de seguridad y ofrecimiento de beneficios y ofertas comerciales. k) Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado. l) Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales. ll) Realizar, validar, autorizar o verificar transacciones. m) Realizar encuestas de satisfacción con respecto a los servicios o) Para transferir o compartir la información recolectada a distintas áreas de la compañía, y a los aliados comerciales en Colombia y en el exterior con que cuente “VERTRY COMPANY S.A.S.” Proveedores y aliados estratégicos: a) Para fines contables, financieros, comerciales, logísticos, ente otros. b) Administrar y verificar antecedentes comerciales. c) Analizar y prevenir los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como para detectar y/o prevenir el fraude, corrupción y otras actividades ilegales. d) Revisar y evaluar los resultados del proveedor o aliado, para evaluar los cumplimientos de metas fijadas por “VERTRY COMPANY S.A.S.” Empleados: a) La información recolectada por “VERTRY COMPANY S.A.S.” con respecto a sus empleados, o aspirantes a un cargo, será tratada para procesos de evaluación de ingreso y el proceso de vinculación. b) Sera tratada para fines contables y administrativos de “VERTRY COMPANY S.A.S.”, así como, para todo aquello que tenga que ver con las relaciones laborales y las obligaciones que se deriven de estas. DÉCIMO SEGUNDO. DATOS DE MENORES. El tratamiento de los datos personales siempre debe respetar los derechos de los menores. Para obtener la Autorización, -llegado el caso-, los padres o en su defecto, los representantes legales, tienen la facultad de autorizar o no el tratamiento de los datos personales de aquellos, siempre que: A) Responda y respete el interés superior de los menores. B) Se asegure el respeto de los derechos fundamentales de los menores. C) Se cuente con el debido escrito mediante el cual, sus padres o, en su defecto, el representante legal, conceda la Autorización del Tratamiento de datos personales del menor, previo ejercicio del menor a su derecho de ser escuchado, teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad del menor para entender el asunto. DÉCIMO TERCERO. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. “VERTRY COMPANY S.A.S.”, en aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Por otro lado, las Bases de Datos que se encuentren consolidadas en archivos electrónicos contarán con una copia de respaldo que tendrá asignada la misma clave de seguridad del archivo principal y cuyo acceso estará limitado al Encargado y su Encargado Suplente. La obligación y responsabilidad de “VERTRY COMPANY S.A.S.”, se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. “VERTRY COMPANY S.A.S.”, mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. DÉCIMO CUARTO. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. Las medidas de seguridad Las Bases de Datos, cuya administración tiene “VERTRY COMPANY S.A.S.”, están sujetas a estrictas medidas, cuyo cumplimiento debe ser garantizado por cada uno de los empleados y contratistas de “VERTRY COMPANY S.A.S.”, que tengan acceso a estás. Las Bases de Datos que constan en archivos electrónicos bien sea en los computadores de los funcionarios y contratistas o en el archivo nube de “VERTRY COMPANY S.A.S.”, están protegidas por contraseñas, las cuales sólo pueden conocer los empleados y contratistas que requieran acceder a éstas para el ejercicio ordinario de sus labores. Las Bases de Datos que consten en medios físicos, son responsabilidad de cada funcionario y contratista de “VERTRY COMPANY S.A.S.”, quien las deberá mantener siempre bajo llave o cualquier mecanismo equivalente, que permita en todo momento garantizar el acceso restringido a esta. Cualquier clase de vulneración o amenaza a las bases de datos debe ser informada inmediatamente al área de sistemas y a la dirección administrativa, quienes deberán informar de la forma más expedita a la Superintendencia de Industria y Comercio. DÉCIMO QUINTO. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HÁBEAS DATA. Las peticiones, quejas, reclamos, las solicitudes de actualización, Supresión de datos, junto con la solicitud de la revocatoria de la Autorización, serán recibidas en el correo electrónico: “contacto@somosmano.com” y de manera física podrán ser radicadas en la dirección: Cra 15 # 138 – 25, de Pereira – Risaralda. Estas, serán atendidas y tramitadas por el área de recursos humanos, departamento comercial y administrativo, quienes tendrán acceso al correo dispuesto para recibir consultas o quejas, siempre se dejará constancia de la recepción y el trámite de la solicitud, bajo el siguiente procedimiento: 1. Consultas: Serán atendidas en el término legal otorgado para tal fin diez (10) días hábiles. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recibo de la consulta, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. 2. Reclamos, Actualizaciones o Rectificaciones: El Titular puede presentar reclamos, actualizaciones o rectificaciones cuando la información deba ser corregida, suprimida o actualizada, y/o en caso de que “VERTRY COMPANY S.A.S.” este incumpliendo con los deberes contenidos en esta política o la ley. El reclamo cual será tramitado bajo las siguientes reglas: El reclamo del Titular se formulará al correo “contacto@somosmano.com” o de manera física en las instalaciones de la Sociedad, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que se quieran hacer valer. – En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 3. Petición De Supresión De Datos: El Titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar su Supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos: a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. C) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados, esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o Tratamientos realizados por “VERTRY COMPANY S.A.S.” 4. Revocatoria de la Autorización: El Titular de los datos personales tiene el derecho a solicitar la revocatoria de la Autorización en cualquiera de los siguientes eventos: a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados La revocatoria a la Autorización, implica que “VERTRY COMPANY S.A.S.” no puede seguir dándole Tratamiento a los datos personales del Titular. No obstante, lo anterior, “VERTRY COMPANY S.A.S.” podrá negar la revocatorio o supresión de los datos cuando: a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos. b) La revocatoria o eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. En caso de negativa por parte de “VERTRY COMPANY S.A.S.”, el Titular tiene el derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio, que ordene la Supresión de la información personal. DÉCIMO SEXTO. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES. Teniendo en cuenta el fin último del principio de Seguridad en el tratamiento de datos personales “VERTRY COMPANY S.A.S.”, implementará y proporcionará medidas, técnicas humanas y administrativas para proporcionar la seguridad necesaria para el tratamiento de datos personales, con el objetivo de evitar cualquier alteración a los datos recolectados, su modificación, sustracción, uso, acceso, manejo o consulta indebida o sin autorización. La responsabilidad de “VERTRY COMPANY S.A.S.”, se limita a disponer de los medios adecuados para tales finalidades. “VERTRY COMPANY S.A.S.”, no será responsable por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a las bases de datos o archivo en que reposen los datos personales objeto de tratamiento por parte de “VERTRY COMPANY S.A.S.” o sus encargados. “VERTRY COMPANY S.A.S.” exigirá a los proveedores de servicios tecnológicos, que se implementen las medidas que sean necesarias en relación con la protección de datos que tenga en su poder. En caso de que los proveedores actúen como encargados de los datos, tendrán que acreditar medidas de protección de los mismos, así como el conocimiento, adhesión, implementación y aceptación a la presente política de protección y tratamiento de datos personales. DÉCIMO SÉPTIMO. TRANSFERENCIA DE DATOS. “VERTRY COMPANY S.A.S.”, podrá revelar, transmitir, transferir o compartir con sus empresas aliadas o vinculadas, los datos personales sobre los cuales realiza el tratamiento, para su utilización y tratamiento, conforme a esta política de protección y tratamiento de datos personales. Los datos suministrados por los titulares a “VERTRY COMPANY S.A.S.”, podrán ser entregados a terceros que no hagan parte de las empresas aliadas de ella, en los siguientes eventos: 1) Cuando se celebre convenio o contratos para el desarrollo de cualquier actividad de “VERTRY COMPANY S.A.S.” 2) Cuando se realice cualquier transferencia de líneas de negocio con la que se relaciona la información. 3) Cuando se realicen encuestas o sondeos de información para el mejoramiento de la prestación de servicios prestados por “VERTRY COMPANY S.A.S.” 4) Se podrán trasferir los datos recolectados a cualquier empresa aliada de “VERTRY COMPANY S.A.S.”, cuando así se requiera, quien tendrá las mismas potestades otorgadas por el titular de la información, y podrá utilizarlos para la misma finalidad inicialmente autorizada. Para cualquier transferencia de datos, “VERTRY COMPANY S.A.S.”, realizará los documentos que considere necesarios, en los que dejará plasmadas las condiciones en las que se transferirán los datos, el contenido general de las bases de datos y los aspectos importantes para el cumplimiento del mandato legal. El o los encargados, deberán tratar los datos personales suministrados por los titulares, según la finalidad autorizada por estos últimos. Cabe mencionar que los deberes del encargado del tratamiento serán los de proteger adecuadamente los datos suministrados, utilizar los datos únicamente para la finalidad o las finalidades autorizadas, observar y poner en marcha en su labor, los principios legales y reglamentarios para el tratamiento de datos personales, la recepción y respuesta de solicitudes referentes al tratamiento de datos personales. Como obligación, el o los encargados del tratamiento de datos, deberán guardar confidencialidad ante terceros, acerca de los datos transmitidos. “VERTRY COMPANY S.A.S.” podrá transferir los datos personales que trate a terceros en otros países diferentes a Colombia, siempre y cuando se ajuste al mandato legal vigente para ese momento. En consecuencia, para la transferencia internacional de datos personales, “VERTRY COMPANY S.A.S.”, deberá observar que el país de destino sea un país seguro, con legislación definida sobre la protección y el tratamiento de datos. En caso de no ser así, deberá encontrarse la transferencia amparada en alguna de las excepciones previstas en la ley. Respecto de la privacidad de los datos recolectados en la plataforma y aplicativos webs de propiedad de “VERTRY COMPANY S.A.S.”, los usuarios podrán consultar el aviso de privacidad en la página web www.somosmano.com DÉCIMO OCTAVO. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS. “VERTRY COMPANY S.A.S.”, podrá transferir los datos personales que trate a terceros en otros países diferentes a Colombia, siempre y cuando se ajuste al mandato legal vigente para ese momento. En consecuencia, para la transferencia internacional de datos personales, “VERTRY COMPANY S.A.S.”, deberá observar que el país de destino, sea un país seguro, con legislación definida sobre la protección y el tratamiento de datos. En caso de no ser así, deberá encontrarse la transferencia amparada en alguna de las excepciones previstas en la ley. DÉCIMO NOVENO. MODIFICACIONES. Cualquier modificación sustancial a las mismas, bajo los parámetros de los artículos 5 y 13 del Decreto 1377 de 2013, será comunicada de forma eficiente a los Titulares, antes de su implementación. “VERTRY COMPANY S.A.S.”, se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con cinco (5) días hábiles de antelación a su entrada en vigor. En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a la Compañía el retiro de su información a través de los canales indicados en el presente documento exhibidos también en la página web. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando “VERTRY COMPANY S.A.S.” tenga un deber legal o contractual de tratar los datos. VIGÉSIMO. LEY Y JURISDICCIÓN Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de “VERTRY COMPANY S.A.S.” y la presente Política, estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia, y en el lugar de domicilio de la sociedad. VIGÉSIMO PRIMERO. VIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA. La Política de Tratamiento de Datos, rige a partir del día (01) de Enero del año 2026.
JUAN FELIPE MARÍN HENAO
Representante Legal
“VERTRY COMPANY S.A.S.”
